MAKALAH
Materi Mata Kuliah Seminar
Disusun Oleh :
Arif Prastia Budi
2114R0938
SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA
DANKOMPUTER
HIMSYA
SEMARANG
2019
KATA PENGANTAR
Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, atas
limpahan rahmat serta hidayah-Nyalah sehingga kami dapat menyelesaikan makalah
ini dengan tepat waktu. Makalah ini membahas tentang, “Seminar” yang
merupakan pembahasan dalam mata kuliah “Seminar”
Terimakasih, atas arahan dan bantuan dari bapak Septia
Lutfi,M.Kom sebagai Dosen Pengampu mata kuliah “Seminar” dan semua
pihak yang telah membantu kami menyelesaikan makalah ini.
Penulis berharap, makalah ini dapat memberi manfaat
bagi kita semua, dalam hal ini dapat menambah wawasan kita mengenai
pengembangan alenia/paragraf khususnya bagi penulis. Penulis minta maaf jika
ada di dalam penyusunan makalah ini masih terdapat kekurangan, oleh karena itu
kritik dan saran yang membanngun, penulis harapkan untuk kesempurnaan makalah,
agar dapat melalukan perbaikan semoga apa yang anda berikan mendapat balasan
dari Allah S.W.T. amin.
Semarang, 1 Maret 2019
Penulis
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN Halaman
1.1. Latar Belakang ........................................................................ .... 1
1.2. Rumusan masalah ....................................................................... . 2
1.3. Tujuan........................................................................................... .. 2
BAB II PEMBAHASAN
2.1. Konsep-konsep seminar ................................................................ 3
2.2. Gagasan & Ruang Lingkup Seminar ............................................ 6
2.3. Para Pelaku Seminar................................................................... ... 10
2.4. Kepanitiaan Seminar,Rencana Kerja,Pendanaan dan Biaya-Biaya ... 20
2.5. Kesekretariatan................................................................................... 30
2.6. Tempat Seminar................................................................................ 39
BAB III PENUTUP
3.1. Kesimpulan.................................................................................. 46
3.2. Saran.............................................................................................. 46
DAFTAR PUSTAKA................................................................................ 47
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Pada dasarnya seminar tidak
ada bedanya dengan diskusi, seminar dengan maksud memecahkan masalah yang ada
dan diangkat pada kegiatan seminar. Seminar adalah kegiatan saling tukar
pemikiran diantara peserta dan peserta atau peserta dan penyaji. Dalam seminar
yang jelas timbul kegiatan debat diantara penyaji dan peserta yang sama-sama
mempertahankan pendapatnya yang sudah dianggap benar oleh dirinya.Seminar pada
umumnya merupakan kegiatan akademis, baik di uneversitas maupun yang
dilaksanakan di setiap organisasasi formal.
Sebab, seminar pada
hakikatnya sebuah kegiatan yang dibentuk secara formal serta melibatkan penyaji
dan peserta harus ada dalam kegiatan seminar. Kata seminar berasal dari bahasa
Latin, seminarum yang berarti “Tanah tempat menanam benih” artinya seminar
merupakan sebuah wadah untuk mendapatkan dan menambah ilmu. Karena dalam
kegiatan seminar akan banyak pemikiran-pemikiran baru yang akan dilontarkan
oleh para peserta maupun penyaji seminar. Seminar bisa dikatakan kegiatan
dialog yang melibatkan moderator kemudian diajukan kepada penyaji, sehingga
akan menimbulkan beberapa asumsi yang berkaitan dengan tema pada saat seminar.
Seminar di beberapa
universitas Eropa merupakan kegiatan kuliah yang dilakukan oleh mahasiswa atas,
dengan penyaji yang sudah masyhur, dengan kata lain penyaji yang menyampaikan
pendapatnya sudah dikenal banyak orang tentang pengetahuan atau ilmu yang
dimilikinya. Seminar mempunyai tata cara sendiri meskipun dari segi lain tidak
ada bedanya dengan diskusi. Seminar mempunyai unsur-unsur yang bisa menunjang
terhadap jalannya seminar, sehingga akan terasa rancu dan tidak berjalan jika
salah satu unsur tidak ada. Kegiatan seminar ini akan menimbulkan banyak
manfaat, baik secara teoritis maupun secara praktis.
Karena ilmu atau
pengetahuan akan kita dapat di banyak tempat bukan hanya di bangku sekolah yang
berbentuk formal. Seminar menjadi sebuah kajian yang secara praktis membutuhkan
pengetahuan yang cukup dan luas, apalagi bagi para penyaji. Seminar biasanya
seringkali dilakukan oleh mahasiswa, sebab sebagai mahasiswa pada hakikatnya
memamg harus lebih sering tampil dari pada hanya menungu di kelas saat mata
kuliah berlangsung. Seminar sangatlah kental dengan aturan dan tatanan baik
bahasa yang digunakan ataupun tempat yang akan disediakan demi kebutuhan berlangsungnya
kegiatan seminar. Seminar akan melibatkan peserta dan penyaji yang akan
menyampaikan materi atau tema yang diangkatnya.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan
latar belakang di atas, dapat dirumuskan masalah sebagai berikut:
1. Apa sajakah Konsep-konsep seminar?
2. Bagaiamanakah gagasan & Ruang Lingkup Seminar?
3. Siapa sajakah Para Pelaku Seminar ?
4. Bagaimanakah Kepanitiaan Seminar,Rencana Kerja,Pendanaan dan Biaya-Biaya?
5. Bagaianakah Kesekretariatan Seminar?
6. Bagaimanakah Tempat Seminar?
Berdasarkan
latar belakang di atas, tujuan dalam pembuatan makalah ini adalah sebagai
berikut:
1. Memahami Konsep-konsep seminar
2. Mengetahui gagasan & Ruang Lingkup Seminar
3. Memahami Para Pelaku Seminar
4. Memahami Kepanitiaan Seminar,Rencana Kerja,Pendanaan dan Biaya-Biaya
5. Memahami Kesekretariatan Seminar
6. Memahami Tempat Seminar
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Konsep-Konsep Seminar
2.1.1 Konferensi
Konferensi (conference) merupakan suatu pertemuan resmi para ahli atau
pakar dari berbagai instansi dan lembaga dengan tujuan mencoba
menyepakati hal-hal yang pentingdan khusus, sehingga diperoleh hasil
yang lebih baik atau memadai, karena diungkapkan dari
pemikiran-pemikiran para ahli.
Umumnya suatu konferensi merupakan ajang pertemuan yang berskala luas,
baik tingkat nasional maupun internasional, melibatkan peserta dari
berbagai negara dengan kualifikasi khusus.
Contoh konferensi seperti itu adalah “Konferensi Hak-Hak Asasi Manusia Sedunia”
(International Human Rights Conference), atau “Konferensi Pemberantasan dan Pencegahan Flu Burung di Kawasan ASEAN”.
2.1.2 Permasalahan
Kongres (congress) merupakan forum bertemunya wakil-wakil yang
berwenang dari suatu kelompok atau organisasi yang mempunyai kekuasaan
tertinggi dalam menentukan pedoman, kebijakan-kebijakan, program
kegiatan dan adakalnya membentuk kepengurusan dari kelompok atau
organisasi.Sama dengan konferensi, kongres juga dapat berskala nasional
maupun internasional.
Dalam lingkup internasional, misalnya ada Kongres Taman Nasional Sedunia (World National Parks Congress) atau Kongres Guru Sedunia (World Teachers Congress),
peserta dari kongres-kongres tersebut adalah wakil-wakil dari Pengelola
Taman Nasional tiap negara atau Organisasi Guru di suatu negara.
Dalam lingkup lokal maupun nasional, banyak diselenggarakan kongres
o;leh berbagai kelompok atau organisasi, misalnya Kongres Nasional
Ikatan Arsitek Indonesia, menyelenggarakan kongres di suatu tempat dan
dihadiri oleh wakil-wakil ikatan arsitek dari tiap provinsi atau Kongres
Nasional Persatuan Ahli Penyakit Dalam Indonesia (Congress of Indonesian Internist Association) yang dihadiri oleh Pengurus Pusat dan Cabang organisasi tersebut.
2.1.3 Seminar
Banyak definisi yang dibuat oleh para pakar untuk seminar namun intinya adalah seminar (seminarium –
bahasa latin – tanah tempat menanam benih) merupakan suatu pertemuan
ilmiah yang membahas suatu masalah yang diikuti banyak peserta dan
mereka yang ahli di bidangnya yang pada akhirnya akan diperoleh suatu
rumusan yang disepakati bersama.
Berikut ini disampaikan beberapa definisi lain mengenai seminar.
A.Pemecahan Masalah
“Seminar merupakan suatu kegiatan pemeahan masalah pada tema tertentu
yang telah ditetapkan yang melibatkan para pakar, biasanya dari
perguruan tinggi sebagai pembawa makalah atau pembanding/penyanggah”.
B. Pembahasan Studi Kasus atau Topik Tertentu
“Seminar adalah kegiatan yang diadakan dalam rangka membahas suatu
studi lkasus atau suatau topik tertentu, yang biasanya diikuti banyak
peserta, dipimpin oleh seorang yang ahli dalam bidang yang
dipelajarinya, sehingga seminar tersebut berfungsi memberikan kesempatan
diskusi kepada para persertanya dan menstimulasi parisipasi anggota
kelompok menjadi aktif”.
C. Pertemuan Mahasiswa Bidang Keilmuan Tetentu
“Seminar merupakan pertemuan sejumlah mahasiswa perguruan tinggi bidang
keilmuan tertentu di bawah pimpinan mahaguru yang bersangkutan”.
D. Pertemuan Sekelompok Ahli
“Seminar adalah pertemuan sekelompok ahli atau pakar yang sedang mengkaji
kebenaran hasil penelitian ilmiah di masyarakat di luar kalangan perguruan tinggi”.
E. Pembahasan Hasil Penelitian Ilmiah
“Seminar merupakan pembahasan ilmiah (hasil penelitian) yang dipimpin oleh seorang atau beberapa ahli, dan dihadiri oleh beberapa penyanggah”.
F. Pertemuan Para Spesialis
“Seminar adalah pertemuan para spesialis”.
Adakalanya sebuah seminar dilanjutkan dengan lokakarya yang akan
membahas hasil seminar tersebut secara lebih mendalam dalam forum
peserta yang lebih sedikit dan waktu yang agak relatif longgar.
Keuntungan dari dua kegiatan yang dilakukan secara berurutan ini adalah
hasil yang diperoleh lebih fokus, tidak perlu mengumpulkan kembali para
pakar dalam waktu yang lain, dan isu yang dibicarakan masih
hangat.Kegiatan penggabungan kedua kegiatan ini disebut juga sebagai
Semiloka, yaitu Seminar dan Lokakarya.
G. Simposium
Simposium (symposium) agak mirip dengan seminar, simposium berasal dari bahasa Latin, yang artinya “pertemuan”.
Simposium merupakan suatu rangkaian ceramah yang diberikan oleh dua
atau sampai lima orang, dengan topik yang berlainan, tetapi berhubungan
erat satu sama lain yang bertujuan untuk memberikan kesempatan kepada
peserta untuk menganalisis beberapa aspek yang saling berhubungan dan
yang dapat diperdebatankan, serta membantu peserta untuk dapat mengerti
hubungan dari macam-macam bagian dari satu tajuk atau inti
permasalahan.
Simposium dipimpin oleh seorang moderator dan mengoordinasi jalannya
pembicaraan dari pembicara atau pembahas dan penyanggah serta
pertanyaa-pertanyaan yang diajukan oleh perserta.
Dalam sebuh simposium, peserta dapat mengajukan pendapat atau
pertanyaan setelah pembicara atau penyanggah selesai berbicara.Contoh
misalnya untuk membahas masalah ancaman narkoba terhadap muda.Simposium
merumuskan pandangan-pandangan dari para pembicara atau peserta namun
tidak ada suatu kesimpulan akhir yang diambil.
2.1.4 Lokakarya
Lokakarya atau workshopatau academic workshop adalah
pertemuan dari orang-orang yang berpengalaman dan betanggung jawab dan
ahli-ahli yang dapat membantu peserta guna membicarakan masalah atau
pelajaran mereka yang dirasakan sukar untuk dipecahkan sedniri dan
bersama-sama mencari solusinya.
Peserta lokakarya berasal dari kelompok yang homogen dalam jumlah yang
relatif sangat terbatas, sehingga setiap peserta dapat berbicara secara
aktif dan intens sehingga keterlibatan peserta dalam pembicaraan lebih
dinamis.
Lokakarya mempunyai topik tertentu atau pokok pembicaraan misalnya Peran Mahasiswa dalam Dunia Politik.
Lokakarya dapat dilakukan dalam rangka menindaklanjuti hasil atau rumusan suatu seminar untuk tema atau topik yang sama.
2.1.5 Panel (Diskusi Panel)
Panel, atau diskusi panel (panel discussion) atau
pertukaran pikiran merupakan suatu pertemuan untuk mendengarkan
percakapan antara 3-6 orang panelis yang mengemukakan topik-topik
tertentu atau topik yang spesifik yang telah di tentukan terlebih dahulu
dan dipimpin oleh seorang moderator untuk didiskusikan bersama sehingga
diperoleh masukan tentang pendapat-pendapat yang berbeda dan peserta
distimulasi untuk berdiskusi.
Perbedaan pendapat antara panelis merupakan hal yang buiasa, karena
dalam diskusi panel tidak akan diambil suatu kesepakatan atau keputusan.
Perbedaan pendapat justru akan merupakan stimulus bagi hadirin dalam
menambah wawasan berpikir mereka.
Peran hadirin biasanya tidak diberi kesempatan berbicara untuk
mengemukakan pendapatnya selama panelis berdiskusi dan perannya hanya
sebagai pendengar yang dapat merangsang cara berpikir mereka dengan
mendapatkan berbagai perspektif pandangan yang disampaikan panelis.
Setelah selesainya diskusi para panelis, hadirin dapat membentuk kelompokkelompok kecil untuk melakukan diskusi lanjutan.
Jumlah peserta diskusi biasanya sangat dibatasi agar diskusi berjalan lebih efektif.
2.1.6 Diskusi
Sedikit berbeda dengan Diskusi Panel, Diskusi (discussion) disini adalah pembicaraan mengenai hanya suatu topik dengan tujuan untuk merumusakan kepentingan bersama.
Diskusi biasanya diikuti 6-20 orang peserta, dipimpin oleh seorang
pimpinan diskusi/moderator, guna memecahkan atau menyelidiki suatu
masalah, dimana setiap peserta dapat saling tukar pendapat dan membina teamwork yang solid.
2.1.7 Forum
Forum merupakan suatu diskusi terbimbing yang diikuti banyak
misalnya 25 orang, dengan narasumber yang mendiskusikan berbagai
masalah.
Para peserta dalam forum dapat saling bertanya atau menanyakan kepada
narasumber yang ada, mengemukakan pikiran dan perasaannya, narasumber
akan berbicara menurut kebutuhan dan kepentingan peserta. Dalam forum
ini, peserta dapat berpatisipasi penuh dan memperoleh pengetahuan dari
narasumber maupun peserta lainnya dna peran pimpinan forum sangat
membantu kelancaran diskusi.
Tempat duduk antara peserta dengan narasumber dalam forum tidak
terpisah, seorang pembicara atau peserta orum, kalau sudah selesai
berbicara, akan kembali ke temapat duduknya semula.
Dalam fotum tidak ada keputusan yang diambil, pimpinan forum hanya
menyampaikan ikhtisar pembicaraan dan himbauan kepada semua pihak yang
telah mengikuti forum pada saat forum berakhir.
2.1.8 Debat
Debat (debate) merupakan sebuah metode pertemuan diama pihak yang pro dan kontra dapat menyampaikan pendapat mereka.
Debat bisa mempertajam, membangkitkan analisis dari kelompok,
menimbulkan daya tarik dan dapat diikuti oleh sejumlah peserta. Dalam
pelakasaannya, debat dapat diikuti dengan suatu tangkisan atau tidak
sesuai dengan kesepakatan ynag telah ditentukan terlebih dahulu, anggota
kelompok dapat juga bertanya kepada peserta debat atau
pembicara. Debat dengan skala nasional maupun internasional kadang
kala disaksiakan oleh banyak orang melalui tayangan televisi atau
didengarkan melalui siaran radio, seperti halnya debat para calon
presiden, yang berdebat mengenai program-program ilmiah dari para calon
kalau nanti meraka terpilih. Moderator mengatur jalannya debat agar
tertib dan pembicaraan agar tidak keluar dari hal yang diperdebatkan.
2.1.9 Sarasehan
Sarasehan merupakan bentuk pertemuan yang dihadiri oleh
sekelompok undangan tertentu untuk membicarakan suatu masalah dengan
cara yang informal dan dalam suasana yang rileks, bahkan temapt duduk
peserta cukup dilantai saja atau yang dikenal dengan istilah lesehan.
Dalam pertemuan ini ada yang memimpin dan hadirin atau peserta
dipersilahkan dengan bebas dan terbuka, dan secara rileks dalam suasana
yang informal dan ceria menyampaikan gagasan dan saran untuk pemecahan
permasalahan tertentu yang menjadi topik pembicaraan.
Banyak hal yang dapat diselesaikan dan dipecahkan dengan cara sarasehan
ini, daripada pertemua-pertemuan yang bersifat lebih formal karena
pesertanya tidak terikat dengan aturan-aturan baku.
2.2 GAGASAN & RUANG LINGKUP SEMINAR
2.3. PARA PELAKU SEMINAR
2.2.1 Gagasan
Banyak hal konkret yang terjadi di dunia ini berawal dari suatu
imajinasi, angananagn atau ide seseorang atau sekelompok orang yang pada
awalnya merupakan suatu hal yang mustahil diwujudkan. Demikian pula
dengan sebuah seminar, gagasan bisa datang dari pimpinan atau orang
dalam suatu lembaga, organisasi atau institusi atau dari pihak lain
diluar lembaga asal punya akses ke lembaga.
“Gagasan” yang berupa imajinasi atau ide tersebut lebih dikerucutkan
lagi menjadi suatu “Tujuan” yang hendak dicapai, manfaat yang dapat
diraih atau topik maupun tema yang akan diusung dalam sebuah seminar.
Kalau gagasan tersebut berasal dari mereka yang punya power untuk
melaksanakan, tidak menajdi masalah, bila penggagas pihak yang tidak
mempunyai power, maka dia harus bisa meyakinkan dan komunikasikan
gagasannya kepada si pemilih power agar gagasan tersebut dapat
diwujudkan.
Kalau tujuan, manfaat, topik atau tema sebuah tema telah disepakati,
maka si penggangas perlu menindaklanjutinya dengan memilirkan apa dan
siapa sasaran atau penerima informasi yang hendak dituju dan kira-kira
dan siapa yang menjadi sumber informasi bagi sasaran yang dimkasud.
Sumber informasi akan menyampaikan suatu pendapat kepada pendengarnya
atau sasaran informasi dengan harapan penerima informasi tersebut
memperoleh sesuatu yang baru untuk dikembang tumbuhkan menjadi sesuatu
yang lebih luas lagi kepada yang lain.
2.2.2 Persiapan Seminar
Dalam pelaksanaan seminar, pada tahap awal yaitu persiapan perencanaan,
ada beberapa hal yang harus menjadi perhatian untuk suksesnya sebuah
seminar.
A.Pengembangan Tujuan dan Tema Seminar
Semua buah pemikiran berupa tujuan dan tema seminar dari si penggagas
perlu dirumusakan dan diuraikan secara jelas, karena tema merupakan
tujuan pokok seminar yang kelak akan dijabarkan menjadi tujuan yang
harus dicapai, sementara tema akan menentukan iklim suasana seminar.
Tujuan seminar merupakan rumusan yang jelas tentang manfaat yang ingin
dicapai penyelenggara maupun peserta seminar.
B. Pokok Bahasan Seminar
Pembahasan dalam sebuah seminar sepenuhnya tergantung pada
makalah-makalah atau kertas kerja yang telah disiapkan sebelumnya oleh
para pemakalah, sesuai dengan pokok-pokok pembahasan yang diminta oleh
Panitia.
C. Penggambaran Umum Profil Peserta Seminar
Dari tujuan maupun tema seminar, sudah diperoleh kira-kira siapa yang
akan menjadi peserta seminar, dan gambaran yang tepat mengenai profil
calon peserta harus diperoleh agar tidak terjadi pengaruh negarif
terhadap hasil seminar.
D. Pengembangan Format dan Desain Seminar
Pengembangan format dan desain seminar terkait dengan materi yang akan
disampaikan, informasi apakah yang akan dibawakan dalam seminar,
sehingga dapat memenuhi harapan penyelenggara maupun peserta.
E. Pengembangan Strategi Penyelenggara dan Logistik Seminar
Penyelenggaraan seminar akan berhasil bila perencanaan dibuat sematang
mungkin, perencanaan acara maupun perencanaan logistik sebagai dukungan
kegiatan.
2.2.3 Proposal atau Kerangka Acuan Seminar
Setelah mendapat persetujuan dari pimpinan lembaga yang dimaksud, si
penggagas atau sekelompok orang yang ditugaskan, atau panitia yang
dibentuk untuk itu, akan menyiapkan proposal atau kerangka acuan yang
lebih kongkret.
2.2.4 Pilihan Waktu, Tempat, Penyelenggara, dan Rung Lingkup Seminar
A. Waktu Seminar
Pertemuan ilmiah seperti seminar, waktunya tidak terlalu lama, maksimal
pelaksanan dua hari, selain itu waktu pelaksanaan juga harus
mempertimbangkan faktorfaktor seperti cuaca dan musim.Adanya hari-hari
libur nasional dan libur panjang kurang tepat untuk melaksanakan
seminar.Masalah keamanan juga sebagai bahan pertimbangan dalam
perencaanan waktu seminar, seperti kemungkinan adanya kerusuhan, unjuk
rasa, dan sejenisnya.
B. Tempat Seminar
Secara internal, seminar dapat dilakukan di dalam kampus –kampus perguruan
tinggi dengan memanfaatkan auditorium, gedung serbaguna, atau pada aula
di sekolahsekolah.Untuk seminar yang berskala besar, seminar juga biasa
diselenggarakan di Pusat Konvensi yang memang dibangun untuk keperluan
seminar.
Lokasi tempat seminar, untuk efektifnya sebaiknya diadakan ditengah atau
dalam kota, tapi dengan pertimbangan tertentu, seminar juga dapat
diselenggarakan di temapt yang jauh dari keramaian kota, misalnya
ditempat-tempat peristirahatan, seperti daerah pegunungan atau daerah
pantai.
C. Penyelenggara Seminar
Ada tiga pilihan untuk Penyelenggara Seminar, pilihan pertama adalah
dibentuk sebuah panitia yang khusus untuk keperluan penyelenggaraan
seminar.
Pilihan kedua adalah menyerahkan penyelenggaraan seminar
kepada perusahaan khusus bergerak dalam bidang penyelenggaraan seminar,
atau yang lebih dikenal dengan event organizer (EO).
Pilihan ketiga, dapat dibentuk panitia gabungan antara panitia lokal atau internet dengan panitia dari event organizer, ini dimaksud untuk pembelajaran bagi penyelenggaraan oleh panitia lokal pada masa-masa yang akan datang.
D. Ruang Lingkup Seminar
Dari ruang lingkup sebuah seminar kita dapat membedakan atas tiga tingkatan,
yaitu:
- Seminar Lokal
Seminar ini mempunyai cakupan kecil, baik jumlah peserta maupun materi
yang diseminarkan, dan biasanya dilaksanakan di kampus-kampus perguruan
tinggi dengan pemakalah lokal dan pesertanya para mahasiswa perguruan
tinggi tersebut.
- Seminar Nasional
Seminar ini cakupannya lebih luas dibandingkan dengan seminar lokal,
pesertanya berasal dari berbagai temapt atau daerah, materinya yang
tentunya lebih berbobot dan tempat penyelenggarannya biasanya dilakukan
di hotel besar atau balai sidang.
- Seminar Internasional
Seminar ini dhadiri oleh peserta yang berasal dari dalam
maupun luar negeri,
membahas isu-isu global.Penyelenggaraan seminar internasional agak sedikit
merepotkan dibandingkan semniar nasional, dimana harus menyediakan
fasilitas seminar yang tidak diperlukan dalam seminar nasional, seperti
penerjemah dan petugas yang bisa berbahasa asing.
Pelaksanaan dan suksesnya sebuah seminar adalah berkat kerja sama
berbagai pihak yang masing-masing mempunyai perannya sendiri-sendiri,
berikut ini akan dibahas secara sekilas para pelaku yang terlibat dalam
proses pelaksanaan sebuah seminar, di luar kepanitiaan yang ada.
2.3.1 Pembawa Acara
Pembawa acara (Master of Ceremony, MC) dalam sebuah seminar mempunyai tugas,
antara lain :
- Mengumumkan bahwa seminar akan dimulai dan mempersilahkan para hadirin untuk menempati tempat duduk yang telah disediakan;
- Membacakan susunan acara dan mempersilakan penanggung jawab seminar untuk menyampaikan sambutan atau laporannya;
- Jika seminar akan dibuka oleh seseorang tertentu (misalnya keynote speaker), maka Pembawa Acara mempersilakan kepada yang bersangkutan untuk membuka seminar (dan juga nantinya pada waktu penutupan);
- Menyampaikan pengumuman-pengumuman atau informasi yag perlu diketahui oleh
hadirin, misalnya lokasi tempat ibadah, kamar kecil, dan sebagainya;
- Mempersilakan
Moderator, Pemakalah, Pembanding, dan Notulis untuk menempati tempat
duduk mereka pada waktu acara suatu sesi akan dimulai;
- Membacakan bio data atau CV singkat Moderator pada saat Moderator akan memimpin jalannya seminar;
- Menyerahkan acara sepenuhnya kepada Moderator sampai selesainya satu sesi.
Seorang Pembawa Acara hendaknya dapat membuat dan menciptakan suasana
seminar menjadi bergairah, hangat, dan bersahabat serta tidak monoton,
sehingga tidak membosankan para peserta. Harus diingat bahwa seorang
Pembawa Acara akan menjadi pusat perhatian dari mereka yang hadir dalam
seminar.
Untuk itu, seorang Pembawa Acara harus tampil percaya diri, intelek,
luwes, berjiwa besar, berperilaku sopan dan menarik, mempunyai rasa
humor yang tinggi, mengenakan busana yang serasi, make up yang
tidak terlalu mencolok (untuk pembawa acara perempuan), kondisi tubuh
yang fit, segar dan rileks, memerhatikan teknik vokal dalam berbicara,
seperti intonasi (nada suara), aksentuasi (logat), kecepatan bicara,
kejelasan artikulasi (pengucapan kalimat), dan infleksi (lagu kalimat,
perubahan nada suara), sehingga suaranya enak didengar.
Pembawa Acara yang baik tentu terlebih dahulu akan berkonsultasi dengan
panitia seminar mengenai acara yang akan dibawakannya, mempelajari dan
membaca literatur yang terkait dengan seminar, mengenali karakteristik
para hadirin secara umum, mengenali tempat seminar maupun kelengkapannya
(seperti alat pengeras suara, peralatan multi media, dan sebagainya),
menguasai teknik penampilan di depan umum, tidak membuat gerakan-gerakan
tubuh yang tidak perlu, tidak membuat lelucon yang tidak lucu, dan bisa
berpikir serta bertindak dengan cepat, serta mempunyai rencana cadangan
apabila terjadi sesuatu di luar dugaan pada saat acara berlangsung.
2.3.2 Keynote Speaker
Keynote Speaker atau pembicara kunci adalah sosok yang diharapkan
dapat memberikan pengaruh yang signifikan atau nilai tambah terhadap
suksesnya sebuah seminar, dan biasanya mereka adalah orang atau tokoh
penting dalam pemerintahan atau negara, dan bisa juga tokoh masyarakat
yang berpengaruh.Kehadiran merkea dalam suatu seminar telah
dipublikasikan jauh-jauh hari sebelum seminar berlangsung, biarpun
dengan catatan “sedang dalam konfirmasi”.
Keynote Speaker biasanya hanya hadir pada waktu acara pembukaan seminar dengan menyampaikan pidato singkat (keynote speech), dan pada acara penutupan nantinya akan hadir lagi keynote speaker yang lain untuk penutup seminar.
Seusai Keynote Speaker menyampaikan pidatonya, langsung
meresmikan pembukaan seminar misalnya dengan pemukulan gong,
pengguntingan pita, atau pengetokan palu tanda dibukanya seminar dengan
resmi. Sebelum meninggalkan ruang seminar, biasanya para wartawan akan
mewawancarai keynote speaker untuk beberapa saat, untuk lebih memperjelas hal-hal yang telah disampaikan dalam keynote speech sebelumnya.
2.3.3 Moderator
Moderator atau yang juga disebut Pemandu Acara adalah orang yang memimpin jalannya sebuah seminar, dengan tugas antara lain:
- Menaiki
panggung bersama Pemakalah dan Pembanding (kalau ada) begitu
dipersilakan oleh Pembawa Acara dan dilanjutkan dengan pembacaan CV
Moderator oleh Pembawa Acara;
- Memperkenalkan diri dan mengucapkan salam serta memberikan sedikit ulasan
pengantar materi dan hal-hal apa saja yang diharapkan dari peserta seminar;
- Membacakan tata tertib seminar;
- Memperkenalkan dan membacakan biodata atau Curriculum Vitae
Pemakalah/Pembanding;
- Mengatur waktu dan arus tanya jawab Peserta dengan Pemakalah;
- Meluruskan pembicaraan pada saat terjadi diskusi jika sekiranya hal itu ke luar dari konteks;
- Memberitahukan
Pemakalah mengenai sisa waktu yang tersedia (misalnya dengan
menggunakan secarik kertas kecil yang bertuliskan, misalnya “Waktu Anda
Tinggal 5 Menit Lagi”;
- Mengingatkan
Pemakalah dan /atau Peserta jika terlihat ada kecenderungan merugikan
jalannya seminar, misalnya meminta memerhatikan waktu, mempersingkat
pertanyaan; Membuat dan membacakan kesimpulan sementara hasil diskusi.
Dalam sebuah seminar, seorang Moderator tidak diperkenankan menjawab
pertanyaan peserta, padahal ia tahu persis bahwa pertanyaan tersebut
ditujukan kepada Pemakalah.
Seorang Moderator juga tidak etis ikut mengomentari pendapat Pemakalah atau Peserta pada acara tanya jawab atau diskusi.
Dalam memimpin jalannya seminar, seorang Moderator harus dapat
mengendalikan waktu, mengingat pembahasan dalam seminar memakan waktu
yang relatif lama, karena sifatnya ilmiah, sehingga waktu jangan
dipergunakan untuk membahas hal-hal yang tidak relevan dan tidak terkait
dengan hal-hal yang didiskusikan, Moderator diharapkan dapat mencegah
terjadinya hal tersebut.
Salah satu tugas Moderator adalah memperkenalkan Pemakalah kepada
peserta, berikut ini adalah beberapa tips yang perlu diketahui oleh
Moderator:
- Kenakan busana yang serasi dan hindari pemilihan warna-warna yang mencolok untuk busana yang dikenakan;
- Usahakan
datang lebih awal, lakukan koordinasi dengan panitia seminar untuk
memastikan ketersediaan dan kesiapan peralatan (meja dan kursi untuk
pembicara, alat pengeras suara, laptop, peralatan multimedia, peralatan
tulis menulis (kertas, ballpoint), minuman dan makanan kecil untuk
Pemakalah dan Moderator di atas panggung;
Siapkan Curriculum Vitae Moderator dan serahkan kepada Pembawa Acara
untuk dibacakan, dan jangan lupa minta kepada panitia biografi dan bukan
sekadar ringkasan riwayat hidup Pemakalah dan Pembanding untuk
dibacakan oleh Moderator;
- Lakukan
diskusi ringan atau wawancara singkat dengan Pemakalah sebelum naik
panggung di samping untuk mencairkan suasana, Moderator dapat mengetahui
lebih jauh lagi tentang pokok-pokok materi yang akan disampaikan
nantinya oleh Pemakalah;
- Tunjukkanlah
gairah dan kegembiraan Moderator dengan kehadiran Pemakalah tersebut
dan tidak sabar lagi untuk mendengarkan presentasinya;
- Katakanlah sesuatu tentang pribadi Pemakalah, misalnya orangnya ceria, humoris, bersahabat, dan sebagainya;
- Jangan merebut topik pembicaraan Pemakalah;
- Jangan sekali-kali mengatakan “Pemakalah tidak perlu diperkenalkan lagi”; dan
- Sebutkan dulu nama Pemakalah sebelum Moderator mengatakan yang lain.
Tugas Moderator berakhir setelah satu makalah dibahas dan didiskusikan
oleh para Peserta dengan Pemakalah, dan Moderator selesai membuat dan
membacakan kesimpulan sementara.
Sebelum menyusun materi untuk diseminarkan , tentunya Pemakalah
menyiapkan bahanbahan yang diperlukan, yang berasal antara lain dari
buku-buku referensi, majalah, jurnal, surat kabar, statistik, hasil
survei dan penelitian, laporan-laporan, bahan dari internet dan
referensi lainnya yang keilmiahannya dapat dipertanggungjawabkan.
Kemudian data dan informasi tersebut diramu secara cermat dan relevan
dengan materi yang akan disampaikan dalam seminar.
Beberapa hal yang perlu mendapatkan perhatian dari Pemakalah adalah :
- Panjang makalah sudah memperhitungkan waktu yang dialokasikan panitia;
Isi makalah merupakan sesuatu yang menarik, aktual, dan memang dibutuhkan oleh peserta seminar;
- Pemaparannya ditunjang dengan teknik presentasi yang baik, komunikatif, mudah
dimengerti, singkat, jelas, efektif, efisien, dan intensif; dan
- Pandai mengatur emosi, tetap memberi kesan bergairah bersemangat, tidak loyo atau
terlihat malas.
2.3.4 Notulis
Notulis berfungsi merekam jalannya seminar dan diskusi secara tertulis
dan Notulis juga harus siap memberikan informasi kepada Moderator.
Notulis juga mencatat semua butir pertanyaan yang penting dari semua
Pembicaraan, mencatat nama-nama Peserta yang berbicara dan butir-butir
pembicaraan maupun pertanyaan peserta dan jawaban Pemekalah atau
Pembanding.
Hasil tulisan dari Notulis disebut Notulen, yang merupakan bagian dokumen dari suatu seminar.
2.3.5 Pengamat
Sesuai dengan namanya, maka seseorang pengamat hanya bertugas mengamati jalannya seminar termasuk diskusi kalau ada.
Pada kesempatan lain sangat dibutuhkan seorang pengamat mengambil
bagian untuk tampil, misalnya pada saat ada sesuatu yang tidak
terpecahkan atau menemui jalan butuh (stagnant).
2.3.6 Pemakalah
Pemakalah juga sering disebut sebagai Penceramah, hal ini dikarenakan
Pemakalah adalah orang yang membuat atau menyiapkan sebuah makalah dan
sekaligus memaparkannya dalam bentuk ceramah di depan peserta seminar.
Kata lain untuk Pemakalh adalah Pembicara (Speaker), Panelis (Panelist), Narasumber atau Pemrasaran (orang yang memberikan saran).
Tugas Pemakalh adalah menyajikan makalah yang dibuatnya serta menjawab
dari peserta seminar tentang materi yang disampaikan melalui Moderator.
2.3.7 Pembanding/Penyanggah
Pembanding dalam sebuah seminar adalah Pemakalah lain yang materinya
merupakan pembanding dari materi Pemakalah Utama. Tugas Pembanding
adalah menyampaikan penjelasan atau tanggapan terhadap makalah Pemakalah
Utama dan menjawab pertanyaan dari peserta tentang materi yang
disampaikan.Pembanding kadang-kadang juga disebut
Penyanggah, karena dia bisa menyanggah pendapat atau materi dari Pemakalah Utama.
Tujuan dari adanya makalah Pembanding ini antar lain:
- Memberikan wawasan tambahan pada peserta agar terbentuk opininya terhadap makalah utama;
- Memperjelas eksistensi materi Pemakalah Utama, terutama setelah terjadi forum diskusi;
- Memberikan wawasan tambahan tatkala makalah utama tidak menyinggungnya; dan
- Merupakan saran untuk memberikan motivasi kepada suasana seminar secara
keseluruhan.
2.3.8 Peserta
Peran para peserta dalam sebuah semianr sangat signifikan, karena dari
pesertalah diharapkan adanya tanggapan-tanggapan, pendapat, kritik,
saran-saran atau pertanyaanpertanyaan kepada Pemakalah maupun kepada
Pembanding mengenai materi yang mereka sampaikan.
Pemakalah yang bijak, akan berusaha menciptakan suasana di mana para
peserta akan mengikuti acara atau diskusi interktif dengan penuh
antusias, sehingga Pemakalah akan mendapat input (masukan) dari
para peserta, yang akan dijadikan bahan penyempurnaan makalahnya atau
bisa melihat kekurangan-kekurangan yang ada tanpa disadari oleh para
peserta seminar.
Masukan dari peserta seminar yang kritis banyak mewarnai hasil rumusan
seminar, sehingga kehadiran peserta seminar tidak hanya sebagai
pelengkap penggembira.
2.3.9 Tim Perumus
Dalam sebuah seminar, adakalanya dibentuk suatu Tim Perumus yang bekerja
pada akhir seminar.Tim Perumus biasanya diketuai oleh Moderator atau
peserta yang dianggap sangat berpengalaman untuk bersama-sama merumuskan
hasil seminar.
Tim Perumus harus bekerja ekstra cepat, karena hasil rumusan mereka akan
segera dibacakan pada saat penutupan seminar dan kalau mungkin, hasil
rumusan yang sudah dicetak dapat dibagikan kepada peserta seminar
bersama-sama dengan pembagian sertifikat kepesertaan seminar.
2.4. KEPANITIAAN SEMINAR, RENCANA KERJA, PEDANAAN DAN BIAYA SEMINAR
Untuk menyelenggarakan seminar, ada beberapa pilihan, yaitu membentuk
panitia yang khusus untuk kegiatan tersebut, atau menyerahkan kepada
sebuah perusahaan jasa dikenal dengan event organizer. Berikut ini akan
diuraikan masalah-masalah yang terkait dengan kepanitian suatu seminar,
apakah panitia yang dibentuk khusus oleh institusi, atau panitia yang
berada dalam organisasi perusahaan event organizer, maupun panitia
gabungan.
2.4.1 Tugas dan Tanggung Jawab Panitia
A. Tugas
Panitia seminar bertugas menyelenggarakan seminar sejak terbentuknya
kepanitiaan, yakni merencanakan dan melaksanakan seminar sampai dengan
dibubarkannya kepanitian
tersebut.
B. Tanggung Jawab
Pada dasarnya panitia bertanggung jawab kepada beberapa pihak, yakni kepada:
- peserta yang mengikuti seminar;
- semua personel yang terlibat langsung dalam seminar seperti pembawa acara, pemakalah, moderator, notulis, dan sebagainya;
- pihak atau institusi yang memberi tugas; dan
- masyarakat banyak sebagai pertanggungjawaban moral dan keilmuan.
2.4.2 Susunan Kepanitian
Banyak bentuk dan jenis kepanitian ada yang sangat sederhan sampai
kompleks, berikut ini diberikan contoh susunan panitia penyelenggara
seminar
A. Contoh 1
Panitia Pengarah/ Pengendali
- Penanggung Jawab
- Ketua
- Anggota
Panitia Penyelenggara
- Ketua
- Wakil Ketua I/II
- Sekretaris / Wakil Sekretaris
- Bendahara/Wakil Bendahara
Seksi–Seksi
- Akomodasi
- Akomodasi
- Konsumsi
- Acara
- Perlengkapan
- Dokumentasi
- Pendanaan
- Pembantu Umum
2.4.3 Event Organizer
Event Organizer adalah perusahaan jasa yang bergerak dalam
membantu kliennya menyelenggarakan atau mengorganisasi suatu acara yang
tidak di tangani sendiri oleh klien mereka.
Beragam kegiatan dilakukan oleh perusahaan jasa tersebut, mulai dari
acara-acara yang bersifat pribadi seperti cara pernikahan, acara resmi
kenegaraan, acara seni dan budaya, pertunjukan musik, serta
penyelenggara seminar.
Untuk kegiatan seminar yang penyelenggaranya diserahkan kepada sebuah event organizer, Pemberi Tugas tentu harus mengeluarkan sejumlah uang, disamping untuk pembiayaan acar, juga termasuk keuntungan (mangement fee/organizer fee) dari perusahaan tersebut.
Sebelum pelaksaan kegiatan tentu sebaiklnya Pemberi Tugas dan event organizer bertemu,
di mana Pemberi Tugas bisa menjelaskan maksud dan tujuan dilaksanakan
seminar, siapa calon pembicara dan peserta, kapan waktu dan pilihan
tempat, serta anggaran yang tersedia.
Pada saat pelaksanaan event organizer bertanggung jawab mendatangkan keynote speaker,
pembicara atau pemakalah, MC dan Notulis, penyelenggaraan konferensi
pers, penerimaan tamu, keamanan, kelengkapan gedung dan ruangan seminar,
pakian seragam panitia sampai dengan kesiapan konsums, seminar kits,
buku tamu, hadiah, souvenir dan piagam untuk peserta, dan kalau ada acara doorprice, juga sudah siap dengan kuponnya. Petugas dari event organizer juga
harus bisa bertindak sebgai penasihat atau konsultan untuk Pemberi
Tugas dan siap memberikan masukan kepada Pemberi Tugas demi suksesnya
acara.
2.4.4 Rencana Kerja
Panitia penyelenggara seminar harus menyusun dan menyiapkan rencana
kerja kepanitiaan sebaik dan secermat mungkin, sejak dari persiapan,
pelaksanaan, sampai dengan pembubaran panitia.
Dalam penyusunan rencana kerja ini, ada beberapa cara yang ditempuh oleh panitia penyelenggara seminar.
Cara yang pertama adalah Ketua Panitia menetapkan secara garis
besar rencana yang akan dilakukan dan perkiraan anggaran yang tersedia,
dan selanjutnya setiap seksi atau unit kerja dipersilahkan membuat
rencana kerja dan anggaran yang lebih rinci, untuk kemudian
dikomplikasikan menjadi rencana kerja kepanitiaan.
Sedangkan carakedua, setiap seksi atau unit-unit kerja yang
telah dibentuk, membuat rencana kerja dan anggran sesuai kebutuhan
mereka dan kemudian digabung menjadi rencana kerja panitia secara
keseluruhan.
Rencana kerja meliputi RENCANA KEGIATAN dan ANGGARAN.
A. Rencana Kegiatan dan Check List
1. Rencana Kegiatan
Setiap jenis kegiatan dalam rencana kerja, harus disertai dengan job description pelaksana yang jelas dan terinci, termasuk waktu pelaksanaan, dan biaya yang dianggarakan, person in charge yang bertanggung jawab untuk setiap jenis kegiatan.
2. Check List
Untuk memudahkan pengecekan, Ketua Panitia harus membuat check list, sehingga dapat diketahui progresssetiap kegiatan yang dilakukan oleh seksi-seksi atau unit-unit kerja terkait. Dengan adanya check list, bisa dilakukan antisipasi untuk setiap kegiatan yang tidak atau belum sesuai rencana.
Dalam check list tercantum setiap jenis kegiatan dan penanggung jawab kegiatan dimaksud, status/progress pada saat check list dibuat, dan juga dicantumkan terget yang hendak dicapai.
3. Anggaran
Anggaran adalah rencana semua biaya yang akan dikeluarkan dalam rangka
penyelenggaraan sebuah kegiatan seminar, sejak dari persiapan sampai
dengan selseai dan diterimanya laporan akhir oleh Pemberi Tugas.
Untuk penyusunan anggran, ada dua pendekatan, yang pertama adalah
besarnya dana yang akan dikeluarkan oleh Pemberi Tugas berdasarkan
kepada anggaran yang disusun dan diusulkan oleh panitia, sedangkan
pendekatan yang lain, yaitu besarnya dana yang tersedia telah
diteteapkan terlebih dahulu oleh Pemberi Tugas, sehingga panitia tinggal
menyesuaikan anggaran dan programnya dengan jumlah dana tersebut.
2.4.5 Pendanaan
Setiap kegiatan tentunya membutuhkan dana untuk pembiayaannya, demikian
pula halnya dengan penyelenggaraan seminar, pasti membutuhkan dana, yang
besar kecilnya tergantung kepada kegiatan yang dilakukan.
A. Pendanaan dari Sumber Internal
Pembiayaan sebuah seminar dapat saja sepenuhny dibiayai dari sumber
interna, yakni berasal dari Pemberi Tugas, Panitia yang dibentuk tinggal
menyesuaikan anggarannya
dengan dana yang disiapkan oleh si Pemberi Tugas dan kemudian
mempertanggungjawabkannya setelah selesainya seminar kepada yang memberi tugas.
B. Pendanaan dari Peserta Seminar
Dana untuk pembiayaan seminar juga sepenuhnya dapat berasal dari para
peserta yang membayar untuk mengikuti seminar. Panitia harus
memperhitungkan dengan sangat hatihati dan cermat dalam memperkirakan
jumlah dan kemampuan calon peserta seminar dan kemungkinan-kemungkinan
yang akan terjadi.
Dengan cara ini, Pemberi Tugas tidak perlu menyiapkan dana, namun penuh
risiko, karena tingkat kegagalannya cukup besar dan panitia harus siap
menanggung kerugian kalau jumlah peserta memenuhu target.
Kalau peserta seminar harus membayar mengikuti seminar, maka harus di-manage dengan
baik, berapa biaya mengikuti seminar yang harus mereka bayar, tata cara
pembayaran, tempat pembayaran (via bank atau langsung di tempat
seminar).
C. Pendanaan dari Sponsor
Kegiatan sponsorship ini menguntungkan kedua belah pihak,
penyelenggara seminar tidak perlu mengeluarkan dana, sementara pihak
sponsor dapat memnafaatkan event ini untuk melakukan promosi perusahaan mereka.
Pencarian calon sponsor dapat dilakukan sendiri oleh panitia seminar atau diserahkan kepada event organizer yang memang bergerak dalam bidang tersebut.
Sponsorshipdapat juga berupa keikutsertaan para sponsor dalam Buku Panduan
Seminar, Spanduk, Backdrop, Umbul-umbul, dan Banner, Sponsor Konsumsi/Katering, Sponsor Olahraga (misalnya golf), Publikasi, Souvenir dan
benda-benda cendera mata lainnya. Para sponsor juga dapat memberikan
sesuatu langsung kepada para peserta seminar, misalnya buku, majalah,
surat kabar atau hasil produk sponsor, dan semuai ini harus
sepengetahuan dan pesetujuan panitia seminar.
D. Pendanaan dari Berbagai Sumber
Sumber dana untuk penyelengaraan seminar juga dapat dari berbagai sumber
sebagaimana disebutkan di atas. Banyak seminar yang didanai dari biaya
internal dan ditambah dari peserta yang membayar, atau dana internal
dari berbagai sponsor, atau dari peserta dan sponsor atau malah dari
ketiga sumber tersebut.
2.4.6 Biaya-Biaya
Biaya-biaya yang diperlukandalam penyelenggaraan sebuah seminar, umumnya
meliputi tiga pos pengeluaran, yaitu biaya operasional, biaya
perlengkapan dan sewa, serta pembayaran honorarium.
A. Biaya Operasional
Biaya operasuonal dikeluarkab untuk keperluan berbagai kegiatan yang
sifatnya operasional sejak dari waktu perencanaan, pelaksanaan samapi
dengan pembubaran Panitia Seminar seperti biaya-biaya rapat panitia,
biaya survei, perizinan, kontrak, biaya panitia/sekretariat
(transportasi, akomodasi, konsumsi), dan sebagainya.
B. Biaya Perlengkapan dan Sewa-Sewa
Pembelian bahan, perlengkapan, dan sewa-sewa, merupakan yang dikeluarkan panitia untuk keperluan berikut.
- Kelengkapan Seminar
Yang meliputi anata lain, seminar kit, papan nama, name tag, sertifikat, formulirformulir pendaftaran, publikasi dan dokumentasi.
- Pembelian Peralatan Pendukung Seminar
Misalnya pembelian komputer, printer, scanner, alat tulis kantor dan peralatan lain yang dibutuhkan sebagai dukungan penyelenggaran seminar.
- Biaya Konsumsi
Utamanya adalah untuk kebutuhan konsumsi para peserta selama seminar
berlangsung seperti minuman, makanan ringan, makan siang atau makan
malam.
- Sewa-sewa
Seperti pembayaran sewa gedung atau ruang seminar, sewa kendaraan, sewa komputer, printer, scanner.
C. Pembayaran Honorarium
Pembayaran honorarium adalah untuk para pemakalah moderator, pembawa
acara, notulis, pembuatan naskah makalh pengganti uang transpor
wartawan, dan petugaspetugas tertentu dan tentu saja honorarium atau
uang lelah anggota panitia.
Besarnya honorarium telah ditetapkan sebelumnya, dan disesuaikan dengan kriteria yang telah disepakati bersama oleh panitia.
2.4.7 Untung Rugi
Pada prissipnya, dalam penyelengaraan sbuah seminar tidak dikenal
istilah untung rugi secara finansial, sebab tujuan yang akan dicapai
adalah keuntungan yang bersifat immateriil, yang tidak dapat dinilai
dalam bentuk uang atau materi.
Biasanya dna penyelengaraan seminar sudah dianggarkan oleh Pemberi
Tuigas dalam pos tersendiri, sehingga tidak ada istilah “rugi” seperti
sebuah kegiatan bisnis, dan kalaupun pengeluaran melebihi dan budget (anggaran) yang telah ditetapkan itu merupakan risiko bagi Pemberi Tugas untuk menutupnya.
2.5. KESEKRETARIATAN
Sekretariat dalam sebuah kepanitiaan seminar, maupun kesekretariatan
yang merupakan suatu kegiatan, merupakan fungsi yang paling dominan
dalam organisasi kepanitiaan seminar, ibarat motor atau mesin sebuah
kendaraan yang merupakan tenaga penggerak jalannya kendaraan tersebut.
Sekretariat panitia biasanya langsung berada di bawah sekretaris
panitia, yang telah mulai bekerja sejak awal penetapan panitia, sampai
dibubarkannya kepanitiannya tersebut.
2.5.1 Ruang Sekretariat
Sekretariat memerlukan ruang sekretariat, tempat para petugas bekerja
dan tentunya ruangan ini harus dilengkapi dengan peralatan-peralatan
yang diperlukan, seperti antara lain meja, kursi, mesin ketik, perangkat
komputer, printer, scanner, mesin fotocopy, telepon dan mesin faks, sambungan internet, alat-alat komunikasi lainnya, alat tulis kantor (pensil, bolpoin, ordner, stapler, kalkulator, spidol, kertas, buku notes, dan sebagainya).
Dari ruang sekretariatlah diatur semua persiapan seminar sampai dengan
saat seminar berlangsung, penyiapan bahan-bahan seminar dan
pendistribusiannya, menerima pendaftaran peserta, menerima telepon, dan
menjawab pertanyaan-pertanyaan sekitar seminar yang akan diadakan.
Ada baiknya ruang sekretariat dilengkapi dengan papan tulis atau whiteboard untuk
keperluan mencatat jadwal acara panitia, catatan-catatan penting yang
harus diketahui semua anggota panitia, dan untuk keperluan diskusi
panitia, ruang sekretariat dapat pula dilengkapi dengan flip chart (lembaran
kertas), yaitu lembaran-lembaran kertas kosong seukurang kertas koran,
yang bagian atasnya dijepitkan pada papan penopang berbentuk kuda-kuda (easle).
Mungkin pada tahap persiapan, ruang sekretariat bisa berlokasi di tempat
lain, namun pada saat seminar berlangsung sebaiknya ruang sekretariat
berdekatan dengan ruang atau tempat seminar, sehingga memudahkan panitia
untuk menghubungi petugas sekretariat bila diperlukan.
2.5.2 Perizinan dan Ikatan Kerja
Hal-hal yang berhubungan dengan perizinan penyelenggaraan seminar maupun
perikatan dengan pihak lain, bisa dikoordinasikan oleh sekretaris
panitia yang membawahi sekretariat, di mana anggota sekretariat bisa
menyiapkan bahan-bahan dan materi yang diperlukan dalam pengurusan
perizinan maupun ikatan kerja.
A. Perizinan
Kalau perizinan merupakan persyaratan dalam penyelenggaraan suatu
seminar, panitia harus segera mengurus izin tersebut kepada pihak yang
berwenang.
Permohonan izin tersebut dilakukan setelah panitia menetapkan tanggal
dan tempat diselenggarakannya seminar, dan dipastikan izin tersebut
telah diperoleh beberapa hari sebelum pelaksanaan seminar.
Kalau permohonan izin penyelenggaraan seminar menjadi tanggung jawab pemilik gedung atau event organizer, maka panitia wajib memantau prosesnya untuk memastikan keluarnya izin dimaksud.
B. Ikatan Kerja
Seperti telah disinggung di atas, setiap kegiatan seminar yang
melibatkan pihak lain, panitia harus membuat kontrak atau surat
perjanjian, yang menjamin adanya kepastian hukum atas hak dan kewajiban
para pihak. Misalnya kalau penyelenggaraan seminar melibatkan pihak
sponsor, maka harus ada kontrak atau perjanjian antara panitia dengan
para sponsor, kalau seminar tidak menggunakan gedung atau ruangan milik
sendiri, harus ada kontrak antara panitia dengan pemilik gedung atau
ruang seminar.
Begitu pula kalau pasokan konsumsi berasal dari perusahaan katering,
panitia harus membuat perjanjian dengan pengusaha jasa katering, atau
pendokumentasi acara seminar oleh sebuah biro jasa, harus dibuatkan pula
perjaniannya. Jika penyelenggaraan seminar diserahkan kepada event organizer, panitia harus membuat atau menandatangani surat perjanjian dengan event organizer yang bersangkutan.
Ikatan kerja harus dibuat di atas kertas bermaterai, dan untuk jumlah
transaksi yang relatif besar nilainya, ada baiknya dilakukan di depan
notaris.
2.5.3 Bahan Seminar / Makalah
Sekretariat bertanggung jawab menyiapkan bahan seminar berupa makalah
sejak diterimanya konsep (naskah makalah) tersebut dari Pemakalah,
sampai dengan proses penggandaan dan pendistribusiannya kepada para
peserta seminar, bahan seminar (makalah) tersebut dapat berbentuk Teks
Lengkap atau berupa Handouts (kerangka pikir).
Dalam sebuah seminar sebaiknya diusahakan agar makalah Pemakalah Utama
maupun makalah Pembanding sudah disampaikan kepada peserta seminar
beberapa hari sebelum berlangsungnya seminar untuk dipelajari materinya
oleh peserta, sehingga jalannya seminar nantinya lebih efisien dan
efektif.
Namun, banyak Pemakalah yang tidak mau atau keberatan kalau makalah
mereka dibagikan sebelum mereka melakukan presentasi, karena akan
mengganggu jalannya presetasi tersebut, sebab para peserta lebih asyik
membaca makalah daripada mendengarkan uraian dari Pemakalah, atau
Pamakalah hanya memberikan handouts saja kepada para peserta, guna membantu memahami kerangka pikir Pemakalah.
Kemungkinan-kemungkinan tersebut harus diantisipasi oleh sekretariat untuk menyiapkan bahan seminar dimaksud.
2.5.4 Undangan
Sekretariat harus menyiapkan undangan seminar, dan memperhitungkan waktu
penyampaiannya kepada calon peserta seminar, jangan terlalu lama, dan
jangan pula terlalu dekat dengan waktu pelaksanaan seminar (Hari H).
Undangan seminar harus didesain seapik mungkin, sehingga bisa menarik
perhatian calon peserta seminar
Materi undangan berisi informasi tentang waktu dan tempat pelaksanaan
seminar serta pokok-pokok acara, dan untuk tempat seminar yang belum
familiar dengan publik, ada baiknya dibuatkan denah lokasi yang jelas.
Kalau calon peserta harus membayar untuk mengikuti seminar tersebut,
dalam undangan harus dijelaskan jumlah yang harus dibayar dan tata cara
pembayarannya.
Dalam undangan seminar, juga disertakan secarik kertas kecil untuk diisi
oleh calon peserta guna memastikan kehadiran mereka.
2.5.5 Buku Panduan
Pada seminar-seminar yang berskala nasional maupun internasional,
biasanya panitia menerbitkan Buku Panduan Seminar yang memuat
informasi-informasi yang dibutuhkan oleh peserta seminar. Buku Panduan
tersebut juga memuat berbagai informasi lain yang berguna bagi peserta
seminar, seperti jadwal penerbangan, kereta api, info tentang hotel,
tempattempat wisata dan belanja, rumah sakit.
Bahkan pada seminar-seminar yang berskala internasional, Buku Panduan
dibuat lebih dari satu bahasa yang juga memuat profil negara dan kota
penyelenggara seminar, panduan berbelanja bagi orang asing,
contoh-contoh ucapan atau percakapan sehari-hari (misalnya Terima Kasih,
Selamat Pagi, dan sebagainya).
Pada Buku Panduan Seminar ini biasanya disediakan halaman-halaman khusus
untuk ucapan terima kasih panitia kepada pihak-pihak yang membantu
terselenggaranya seminar, termasuk ucapan terima kasih kepada para
sponsor.
Karena buku panduan ini akan beredar ke banyak orang maka para sponsor
berlombalomba menjadikan buku ini sebagai media publikasi mereka untuk
mengiklankan produk atau perusahaannya.
Mengingat buku ini akan menjadi ladang bisnis dan dapat menjadi sumber
dana bagi pembiayaan seminar, maka sebaiknya panitia mengemas Buku
Panduan ini sedemikan rupa, sehingga mempunyai daya tarik untuk para
pemasang iklan. Semakin banyak peserta seminar, tentu semakin luas pula
jangkauan promosinya, dan peluang ini harus dimanfaatkan oleh panitia.
Penanganan Buku Panduan ini harus mendapat perhatian khusus dari Panitia, dalam hal ini sekretariat sebagai dapurnya.
2.5.6 Kelengkapan Seminar
Kelengkapan-kelengkapan seminar sebagaimana tersebut di bawah ini harus
dipersiapkan oleh Sekretariat dengan baik, jangan sampai terjadi
kekurangan pada saat diperlukan, juga perlu diperhatikan mutu atau
kualitas kelengkapan seminar tersebut.
A. Seminar Kit
Merupakan kelengkapan mutlak dalam penyelenggaraan sebuah seminar, biasanya berbentuk tas tangan (hand bag) atau map yang telah diisi dengan bahan-bahan seminar
(makalah) dan dilengkapi pula dengan note book dan alat-alat tulis.
Makin bergensi sebuah seminar, maka seminar kit-nya jgua semakin bagus mutu dan kualitasnya.Belakangan ini, banyak panitia seminar yang memberikan goody bag kepada sebagai kantong penyimpanan seminarkit, yang ukurannya disesuaikan dengan keperluan, didesain cantik dan menarik.
Pada Gambar 8.6 dan 8.7 dapat dilihat contoh seminar kit dan goody bag yang diberikan oleh panitia kepada peserta seminar.
B. Papan Nama
Papan nama ini diletakkan di atas meja Pemakalah, Moderator, Pembanding,
Pengamat, dan Notulis, juga pada meja Penerima Tamu dan meja panitia,
kalau diperlukan di meja peserta juga disediakan papan nama.
Tulisan pada papan nama tersebut harus dapat terbaca dengan jelas, untuk
itu disarankan menggunakan tulisan yang kontras dengan warna latar
belakangnya.
C. Name Tag
Name Tag disediakan sebagai identitas untuk para peserta dan
dipakai selama seminar berlangsung, selain nama peserta juga biasanya
dicantumkan foto peserta, nama perusahaan atau instansi yang
bersangkutan
Selain untuk memudahkan komunikasi antarsesama peserta (bisa menyapa langsung karena sudah melihat nama di name tag), panitia dengan cepat dapat mencari atau mengenali peserta kalau sewaktu-waktu diperlukan. Name tag juga disediakan untuk anggota panitia, dengan warna yang tentu berbeda dengan peserta seminar.
Ada dua jenis name tag, pertama yang dijepit atau menggunakan
peniti, dan jenis yang kedua adalah yang digantung, sekretariat harus
memilih name tag yang berkualitas bagus, dan tidak gampang copot atau
jatuh selama dipakai peserta, dan tulisan nama serta
perusahaan/instransi peserta harus tertulis rapi dan dapat dibaca dengan baik.
Untuk kepraktisan, misalnya di antara peserta sudah saling kenal, maka ada panitia yang memberikan name tag tanpa mencantumkan nama, cukup mencantumkan “PESERTA” atau
“PANITIA” saja.
D. Sertifikat
Panitia Seminar menyediakan sertifikat kepada para Peserta Seminar atas
keikutsertaan mereka, dan sertifikat juga diberikan kepada Keynote Speaker, para Pemakalah, Pembanding, Moderator, dan Pengamat.
Selain sebagai tanda keikutsertaan dalam sebuah seminar, sertifikat juga
merupakan tanda kenang-kenangan bagi peserta, untuk itu perlu didesain
sebaik mungkin dengan mutu kertas dan cetakan yang prima, karena
biasanya akan disimpan lama atau dibingkai oleh peserta dan dipajang
pada temapt yang pantas.
Pada sertifikat tercantum nama dan gelar peserta seminar serta instansi
atau perusahaannya, jadi diperlukan ketelitian dan kecepatan sekretariat
dalam penyiapan sertifikat dan penulisan nama, sebab sertifikat akan
disampaikan pada saat seminar akan berakhir.
Kata-kata dalam sertifikat bisa dibuat dalam bahasa Indonesia (Gambar
8.11), tapi banyak pula panitia seminar yang menggunakan bahasa asing
untuk kata-kata dalam sertifikat yang mereka keluarkan (Gambar 8.12),
terutama seminar yang berskala internasional atau yang banyak diikuti
oleh orang asing sebagai peserta.
2.5.7 Hasil Seminar
Hasil seminar berupa konsep Rumusan Seminar yang telah dibuat oleh Tim
Perumus dan dibacakan pada saat sebelum penutupan seminar, harus segera
dirapikan oleh sekretariat, digandakan dan bersamaan dengan sertifikat,
akan dibagikan kepada peserta.
Sekretariat juga wajib mengirimkan hasil rumusan seminar tersebut ke
alamat peserta yang kebetulan sudah meninggalkan ruang seminar sebelum
ditutup secara resmi.
Secara resmi, Hasil Rumusan Seminar beserta Rekomendasi Tindak Lanjutnya
akan dikirim ke lembaga-lembaga dan instansi terkait sebagai
pertanggungjawaban ilmiah atau keilmuan dari lembaga penyelenggara
seminar.
2.6. Tempat Seminar
2.6.1 Gedung Seminar
Seminar dapat diselenggarakan di aula, auditorium, atau ruang serbaguna
kampus atau sekolah, di ruang seminar yang biasanya disediakan di
hotel-hotel berbintang atau pusat perkatoran mewah, atau di suatu pusat
konvensi (convention cetre) yang memang telah didesain untuk penyelenggaraan pertemuan-pertemuan semacam seminar.
A. Lokasi Gedung atau Tempat
Pemilihan lokasi gedung untuk seminar akan berdampak pada sukses atau
tidaknya sebuah seminar. Lokasi gedung seminar yang strategis dan representativeakan menangkat
citra itu sendiri.
Lokasi yang dipilih sebaiknya mempunyai risiko kecil dalam kemacetan
lalu lintas dan mempunyai banyak akses dalam mencapai lokasi tersebut.
Seandainya tempat seminar berada jauh di luar kota, juga harus
memperhitungkan waktu dan jarak untuk mencapai lokasi.
B. Kelengkapan Gedung dan Ruang Seminar
Kriteria pemilihan gedung dan ruang seminar lainnya adalah penilaian
terhadap kelengkapan gedung dan ruang seminar, apakah memenuhi standar
yang diperlukan untuk pelaksanaan sebuah seminar.
C. Biaya dan Sewa Gedung
Kalau bukan menggunakan gedung milik sendiri untuk penyelenggaraan
seminar, tentu pilihannya adalah menyewa gedung milik pihak lain.
Kalau sudah ada ketetapan untuk menyewa sebuah gedung, maka panitia
harus membuat perjanjian sewa menyewa dengan pemilik gedung dan
dijelaskan secara rinci agar tidak ada kesalahpahaman.
D. Keamanan Gedung
Keamanan lokasi tempat seminar mempengaruhi kenyamanan peserta seminar,
pihak panitia harus selalu berkoordinasi dengan pihak sekuriti, agar
keamanan lokasi gedung dan ruangan seminar dapat terjaga dengan baik
selama seminar berlangsung.
E. Parkir Kendaraan
Ketersediaan tempat parkir kendaraan bagi peserta dan panitia harus
terjamin, demikian juga keamanan dan keselamatan kendaraan agar
terhindar dari hal-hal yang tidak diinginkan.
2.6.2 Ruangan Seminar
Ruang seminar yag baik adalah tuangan dimana orang-orang yang berada di
dalamnya merasa NYAMAN, sehingga semua upaya yang dilakukan adalah
menciptakan rasa nyaman
tesebut.
A. Desain Ruangan
Dalam mendesain sebuah ruangan seminar, sebaiknya memerhatikan beberapa hal, yaitu :
- Tata Tempat
Kursi atau tmepat duduk peserta ditata sedemikian rupa sehingga semua
hadirin tidka terhalang pandangannya. Hindari pemilihan ruangan yang
memiliki banyak pilar atau tiang yang akan menggangu pemandangan dan
meyebabkan ruangan terlihat sempit.
Pangggung untuk tempat duduk pemakalah, pembanding maupun moderator
dibuat lebih tinggi posisinya dibandingkan dengan tempat duduk peserta.
Ukuran dan penempatan backdrop di belakang panggung diatur sedemikian rupa sehingga dapat terlihat dengan baik.
Kalau pembicara menggunakan podium, penempatan podium diusahkan agar arah pandangan para peserta tidak terhalang apa pun.
- Tata Suara
Tata suara (sound system) yang baik, ditunjang dengan akustik gedung yang sempurna, akan memberikan dampak yang positif kepada peserta dan pembicara.
- Tata Cahaya
Penerangan ruangan atau tata cahaya (lighting) ruang seminar
harus cukup memadai, tidak terlalu terang maupun gelap ataupun tidak
terlalu suram, sehingga peserta seminar betah berada di dalam ruangan.
- Tata Udara
Suhu udara atau temperatur yang ideal untuk ruang seminae adalah berkisar antara
20-30 derajat Celcius.
B. Dekorasi Ruangan
Dekorasi ruangan harus diusahlkan sesederhana mungkin dengan usasana yang sedikit lebih formal.
Pada meja-meja tertentu seperti meja di atas panggung, meja tamu-tamu
penting, dan meja penerima tamu, sebaiknya diletakkan karangan bunga (bouquet) seperlunya.
Penempatan spanduk, banner, dan sejenisnya di dalam ruangan agar
dibatasi, sehingga tidak menimbulkan kesan “ramai”, yang bisa mengurangi
konsentrasi para peserta seminar.
Latar belakang panggung yang dikenal sebagai backdrop, selain
sebagai dekorasi dan pemanis ruanga, dimanfaatkan untuk menampilkan tema
atau judul seminar yang tengah diselenggarakan.
Backdrop sering menjadi sasaran fotografer, sebaiknya menggunakan warna atay bahn cat yang tidak memantulkan cahaya.
C. Kelengkapan Ruangan Lainnya
- Ruang Khusus
Di tempat seminar berlangsung, diperlukan suatu ruang khusus untuk Pemakalah,
Moderator atau tamu-tamu penting beristirahat atau menunggu acara seminar dimulai.
- Fasilitas Untuk Penyandnag Cacat
Peserta seminar penyandang cacat, memerlukan fasilitas-fasilitas khusus, seperti
jalur kursi roda, lift.
- Pembatas Ruangan
Ada kalanya seminar dikelompokkan menjadi beberapa kelompok yang lebih
kecil, dan harus berada di ruangan yang terpisah, untuk itu diperlukan
pembatas ruanagn yang segera dapat dipasang pada ruang seminar yang ada.
- Tempat Ibadah dan Kamar Kecil
Tempat ibadah dan kamar kecil sebaikanya tidak terlalu jauh dari ruangan seminar.
- Alat Musik
Di ruang seminar kadang kala juga disediakan alat musik seperti piano, organ dan
sebagainya, yang diperlukan untuk menghibur peserta pada saat jeda atau makan siang.
- Ruang Makan
Ruang makan untuk peserta seminar hendaknya jangan terlalu jauh dari ruang
seminar.
- Meja Snack
Meja snack dan minuman untuk peserta bisa ditempatkan terpisah dari ruangan
seminar, namun tentu tidak terlalu jauh, maksudnya agar peserta hanya mengambil makanan dan minuman saat coffee break saja.
- Locker
Fasilitas penyimpanan dan peniyipan barang-barang milik peserta seminar seperti
payung, topi, tas, dll.
- FasilitasSambungan Internet
Kadang kala ada peserta seminar yang membutuhkan informasi dari jaringan
internet, biasanya tersedia di ruang seminar atau ruanag khusus yang telah
disediakan.Perangkat komputer untu layanan ini dapat disediakan oleh
penyelenggara.
- Kesiapan Fasilitas dan Petugas Cleaning Service
Selama seminar berlangsung, harus ada petugas cleaning service yang selalu
menjaga kebersihan ruang seminar dan ruang lain sperti ruang makan, kmar kecil, tempat ibadah, dan sebagainya.
- Hal-hal Lain
Tersedianya kotak saran, meja dan kursi cadangan, petunjuk arah, papan
petunjuk seminar, papan pengumuman, tand larangan merokok, tanda tidak
menggunakan telepon genggam selama seminar, pengharum ruangan,
kelengkapan untuk upacara pembukaan dan penutupan.
2.6.3 Fasilitas Ruang Seminar
Untuk suksesnya suatu seminar, ruang seminar tentu harus dilengkapi
dengan berbagai fasilitas yang diperlukan terutama oleh pembicara atau
presenter yang memaparkan makalahnya kepada para peserta.
Fasilitas-fasiltas ruang seminar tersebut antara lain :
A. Tata Suara (Sound System)
Tata suara di ruang seminar mempunyai peranan yang penting dalam sukses
tidaknya seminar, dengan tata suara yang baik, suara pembicara dapat
ditangkap sempurna oleh peserta, untuk itu pastikan perlatan ini
berfungsi dengan baik.
B. Pengeras Suara (Microphone)
Ada dua jenis alat pengeras suara, mikrofon berkabel dan mikrofon tanpa
kabel, mikrofon tersedia dengan jumlah yang cukup, dn ditempatkan pada
tempat yang tepat, dan hindari tindakan memindah-mindahkan mikrofon
(terutama yang mempunyai kabel), karena dapat mengganggu ketertiban
jalannya seminar.
C. Papan Tulis (Boards)
Papan tulis terdiri dari dua jenis, papan tulis biasa dengan menggunakan kapur tulis dan
Whiteboard yang menggunakan spidol.
D. Papan Tulis Kopi (Copyboards)
Fasilitas ini dapat menyimpan data yang telah ditulis di papan tulis, baik dalam bentuk hard copy maupun dalam bentuk soft copy yang disimpan dalam compact flash memory
card.
E. Lembaran Kertas (Flip Charts)
Flip Charts merupakan lembaran-lembaran kertas kosong seukuran
kertas koran, yang bagian atasnya dijepitkan pada papan penopang
berbentuk kuda-kuada(easle).
Fasilitas ini efektif digunakan untuk kelompok diskusi kecil karena
mudah diubah, ditambah, dan dikurangi, juga mudah dibuat dan ekonomis,
namun kurang tepat jika peserta relatif banyak.
F. Proyektor (Overhead Projector =OPH)
Overhead projector (OPH) berbentuk sebuah kotak yang dilengkapi dengan lampu yang dapat memancarkan gambar dari transparencies atau materi benda tembus pandang
lainnya.
Penggunaan OPH sebagai alat presentasi cukup efektif dan banyak dipakai sebelum ditemukannya peralatan presentasi elektronik.
G. Film (Slide Projector)
Slide sangat populer digunakan untuk presentasi bisnis,
pemerintahan atau kemiliteran. Alat peraga ini gampang dan fleksibel
digunakan slide-nya mudah dimasukkan dan diganti secra cepat, disesuaikan dengan keperluan.
Slide Projector ini dapat dioperasikan secara remote, sehingga Pembicara dapat tetap berada dekat dengan layar tanpa harsu bolak balik mengganti slide.
H. Televisi dan Proyektor Video (Television and Video Projector)
Penggunaan pesawat televisi dan video baik untuk menggunakan gambarkan
suatu konsep cerita hidup, tetapi ada baiknya mempertimbangkan daya
lihat peserta ditinjau dari penerangan dan jarak.
I. Alat Presentasi Eletronik (Electronic Presentation)
Peralatan electronic presentation melipti alat peraga visual yang diciptakan pada sebuah komputer dengan menggunakan program perangkat lunak (software) tertentu.
J. Layar (Screen)
Layar diperlukan sebagai penampil gambar untuk menerima tayangan yang
dipancarkan dari proyektor, biasanya berwarna dasar putih dan ukurannya
bermancammacam, tergantung keperluan.
K. Alat Petunjuk (Pointers)
Kadang-kadang Pembicara perlu menggunakan alat penunjuk, dan kalu
menggunakan tangan atau jari dianggap kurangf sopan. Dan sekarang sudah
ada alat penunjuk yang dinamakan Laser Pointer, yang memencarkan cahaya sinar ultra merah dan dapat dinyalakan Pembicara dengan sasaran ke layar monitor.
2.6.4 Komposisi Tempat duduk
Ruang seminar bukan ruang pesta, jadi tidak ada penataan dengan gayastanding, sebab
setiap peserta harus duduk di kursi mereka, dan juga jangan ada
pengaturan tempat duduk yang tidak dilengkapi dengan meja.
Berbagai komposisi tempat duduk peserta diatur, sesuai dengan fungsi,
kebutuhan , dan ketersediaan ruangan serta jumlah peserta.
A. Ruang Kelas (Class Room)
Pengaturan tempat duduk di ruang seminar ini mirip dengan ruang kelas
sebuah sekolah, jadi peserta yang duduk di depan dan ada yang
dibelakang.
B. Melingkar (Meja Bundar = Round Table)
Para
peserta akan duduk dalam posisi melingkar, kalau diperlukan dapat dalam
beberapa lapisan tempat duduk yang berjarak hampir sama untuk setiap
peserta dengan pembicara sehingga tidak ada efek psikologis yang
berarti.
C. Setengah Melingkar (Theatre)
Penataan tempat duduk setengah melingkar ini adalah posisi ideal, di
samping dapat memaksimalkan kapasitas ruangan, ada ruang yang cukup
anatar panggung dengan tempat duduk peserta.
D. Setengah Melingkar Berundak (Amphitheatre)
Penataan dengan gayaamphitheatre ini hanya dimungkinkan pada
ruangan yang lantainya didesai khusu untuk maksud tersebut, dimana
tempat duduk peserta yang di belakang, lebih tinggu posisinya daripada
yang di depannya.
E. Empat Persegi (Square)
Penataan tempat duduk peserta diatur menyerupai empat persegi panjang
atau bujur sangkar, tergantung dari panjang atau lebarnya ruang seminar.
F. Berbentu Huruf “U” (“U” Shape)
Dalam penataan “U” shape ini
ada peserta yang duduk dalam posisi berhadaphadapan dan ada yang
langsung menghadap ke panggng atau pembicara, dan secara psikologis
kurang menguntungkan, baik bagi pembicara maupun peserta yang merasa
terkotak-kotak dan tidak ada rasa kebersaman.
Hasan, Fuad, Prof, Dr. 1989. Catatan Kemandirian dan Kebebasan Akademik, Pengarahan pada Rakernas Pembantu Rektor Bidang Kamanusiaan, Jakarta.
____________, 1992. Sambutan Pada Forum akademik Nasional Hasil-Hasil Penelitian Perguruan Tinggi, Cisarua.
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Seminar adalah kegiatan
tukar pikiran antara satu orang dengan orang lain dengan bentuk diformat secara
resmi, untuk menemukan sebuah jawaban dari permasalah yang ada. Kegiatan
seminar yang jelas harus mendatangkan penyaji yang mempunyai pengetahuan yang
lebih atau mampu menyampaikan penjelasan tentang tema seminar, sehingga para
peserta puas terhadap penjelasan yang ada. Seminar dihadiri oleh penyaji dan
peserta yang dalam pelaksaan berlangsungnya acara dipandu oleh moderator atau
pembawaacara. Selama berlangsungnya seminar yang mempunyai hak mengatur
berlangsungnya acara semuanya ada pada moderator.
Seminar mempunyai beberapa
manfaat terhadap para pelaksana seminar. Selain itu, seminar terdapat beberapa
unsur yang mendukung berlangsungnya kegiatan seminar, baik unsur manusia, unsur
materi dan unsur fasilitas. Tiga unsur tersebut harus ada dalam seminar, jika
salah satu dari tiga unsur itu tidak ada, maka acara seminar tidak akan
berjalan dengan lancar bisa saja tidak akan berjalan sama sekali. Seminar salah
satu kagiatan resmi yang sering kali dilakukan oleh banyak orang, baik perguruan
tinggi, lembaga lain, dan organisasi-organisasi. Seminar sebuah kajian yang
mendatangkan seorang penyaji dan harus dihadiri oleh para peserta. Dengan kata
lain kegiatan tukar pemikiran yang dibentuk dengan acara formal.
3.2. Saran
Makalah ini penulis buat
dengan tema yang berkenanan dengan seminar, penulis mencoba menguraikan hal-hal
yang harus ada dan dipenuhi dalam kebutuhan kegiatan seminar. Penulis menyadari
dalam makalah ini belum mencapai
kesempurnaan, maka dari itu penulis mengharap kepada pembaca untuk
menyempurnakan makalah ini sesuai dengan tema yang ada, sehingga mencapai
kesempurnaan.
DAFTAR PUSTAKA
Hasan, Fuad, Prof, Dr. 1989. Catatan Kemandirian dan Kebebasan Akademik, Pengarahan pada Rakernas Pembantu Rektor Bidang Kamanusiaan, Jakarta.
____________, 1992. Sambutan Pada Forum akademik Nasional Hasil-Hasil Penelitian Perguruan Tinggi, Cisarua.
Ichsan, M. Achad, Drs. 1985. Mahasiswa dan Kebebasan Akademik, YP2LPM Hanindita, Malang.
Parera, Drs. 1982. Belajar Mengemukakan Pendapat, Erlangga, Jakarta.
Murray, Sheila. 1992. How to Organize and Manage Seminar, Howard Morhain, London.
Djajadisastra, Yusuf Drs. 1981. Metode-metode Pengajar, Angkasa, Bandung.
Arsjad. Maidar G & Mukti US. 1991. Pembinaan Kemampuan Berbicara Bahasa Indonesia, Erlangga, Jakarta.
